Verfahrensdokumentation

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AEAO zu §146a
-Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme; Verordnungsermächtigung

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)  / BMF 11. Juli 2019

 

  1. Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt Aufbau und Ergebnisse vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

  2. Sie muss verständlich und damit für sachverständige Dritte in angemessener Zeit nachprüfbar sein.

  3. Konkrete Ausgestaltung ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.

  4. Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer

    allgemeinen Beschreibung
    (z.B. Beschreibung des Unternehmens, Beschreibung der Organisation, Mitarbeiterverantwortlichkeiten „Rollen“ u.s.w.)

    einer Anwenderdokumentation
    (z.B. Beschreibung der fachlichen Prozesse im Unternehmen, Vorhandensein von Arbeitsanweisungen und Regelungen, Beschreibung IKS und Dokumentation IKS und dessen Kontrollen)

    • einer technischen Systemdokumentation
    (z.B. Beschreibung EDV-Systeme / Kassensystem, Vorsystem, Schnittstellendokumentation, Programmhandbücher)

    • einer Betriebsdokumentation
    (z.B. Datensicherungskonzept, Archivierung z.B. im DATEV Kassenarchiv Online, Sicherheitskonzept VD und Kontrolle (Stichprobe, regular…))

  5. Sie ist bei Änderungen zu versionisieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzubehalten

  6. Kein Ablauf der Aufbewahrungsfrist1

  7. Fehlende Verfahrensdokumentation führen nicht zwangsweise zum Verwerfen der Buchführung
    Ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt liegt ein formeller Mangel vor. Dies rechtfertigt eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage nach §162 AO.

Rz1 „Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahrensdokumentation läuft nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen noch nicht abgelaufen ist, zu deren Verständnis sie erforderlich ist.“ 


Die obigen Informationen haben keine steuer- und rechtsberatende Funktion, da Kassenprojek.de GmbH dazu nicht berechtigt ist. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt!

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